Voor hotelreserveringen gelden naast de algemene voorwaarden de volgende specifieke procedure en voorwaarden:

1. Hotelreserveringen kunt u door middel van het contact formulier op de website, via de e-mail of via de fax aan ons doorgeven. Bij uw aanvraag geeft duidelijk naast uw hotel van voorkeur, de aankomst en vertrek datum, het aantal personen, het aantal kamers, of u ontbijt inclusief wenst en eventueel half pension. Bij sommige hotels is half pension verplicht (dit is door ons per hotel aangegeven voor zover bij ons bekend). Wij kunnen helaas slechts voor één voorkeurshotel een reservering in behandeling nemen. Wel krijgen wij graag 1 of 2 alternatieve hotels ingeval het voorkeurshotel volgeboekt mocht zijn. Een korte beschrijving en prijsinformatie van de partner hotels is op de website per hotel aangegeven. Voor meer informatie kunt u via een link ook de site van de partner hotels bezoeken;
2. Nadat uw aanvraag bij ons is binnengekomen vragen wij een reservering bij het betreffende hotel aan. Nadat wij daarvan de schriftelijke bevestiging hebben ontvangen krijgt u daarvan van ons via telefoon, fax of e-mail bericht;
3. In geval het hotel is volgeboekt boeken wij voor u een alternatief hotel in dezelfde klasse. Hiervoor vragen wij echter altijd een bevestiging. Het is altijd verstandig in de commentaar box van het contact formulier één of twee alternatieve hotels aan te geven;
4. Nadat wij van u de bevestiging van de hotelreservering hebben ontvangen ontvangt u van ons de rekening voor het hotel. Deze rekening dient vooraf aan Five Nations te worden betaald. Dit kan ook via onze bankrekening in Nederland;
5. Nadat de betaling bij ons is binnen gekomen ontvangt u daarvan van ons een bevestiging. Dit is tevens uw bewijs voor de definitieve boeking;
6. Mocht uw betaling niet tijdig binnen zijn, dan behouden wij ons het recht voor uw reservering voortijdig te annuleren. In dit geval heeft u op geen enkele wijze recht of financiële of andere vorm van compensatie;
7. Bij niet verschijnen op de reservatiedatum gaat de reservering van daarop volgende dagen direct verloren en de annuleringskosten worden in rekening gebracht zoals beschreven in deze algemene voorwaarden;
8. Voor alle boekingen geldt dat bij annulering van 4-2 weken voor de aankonstdatum 25% van de factuurwaarde van de reservering plus € 25 met een minimum van € 50 als annuleringskosten in rekening wordt gebracht;
9. Bij annulering 14 – 7 dagen voor de aankomstdatum wordt 50% van de factuurwaarde van de reservering plus € 25 met een minimum van € 50 als annuleringskosten in rekening gebracht;
10. Valt in deze periode van 14 -7 dagen voor de aankomstdatum een aantal personen af, dan wordt voor het aantal afvallende deelnemers 50% van de factuurwaarde van de reservering per persoon als annuleringskosten in rekening gebracht, plus € 25 met een minimum van € 50 per persoon;
11. Bij annulering 7 - 3 dagen voor de aankomstdatum wordt 75% van de totale factuurwaarde van de reservering plus € 25 met een minimum van € 50 als annuleringskosten  in rekening gebracht;
12. Bij annulering binnen 3 dagen voor de aankomstdatum wordt 100% van de totale factuurwaarde van de reservering plus € 25 met een minimum van € 50 als annuleringskosten in rekening gebracht;
13. Ingeval van een horecareservering voor een diner, buffet of anderszins wordt het aantal deelnemers doorberekend zoals dat uiterlijk 3 dagen voor de datum van het evenement aantoonbaar tijdig schriftelijk is doorgegeven via fax of e-mail. Telefonische wijzigingen worden niet gehonoreerd;
14. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien beslist de directie van de Five Nations Golf Club